Sammelrechnungen – einfach, unkompliziert und zeitsparend in Xfreight.

Doch was ist, wenn die Erfassung und Erstellung solcher Rechnungen für mehr Aufwand und Probleme sorgen? Ohne eine unterstützende Software können Sammelrechnungen schnell zum Zeitdieb werden.  Die Eingangsrechnung wandert durch die Abteilungen, jeder Sachbearbeiter muss die Beträge für seine Aufträge prüfen und bestätigen, um die Rechnung anschließend von einer Person buchen zu lassen. Sammelausgangsrechnungen sind entweder gar nicht erstellbar oder es wird mühsam manuell jede Zeile von einem Mitarbeiter erfasst, womöglich noch mithilfe externer Tools wie Excel-Listen.

Für Xfreight haben wir den großen Nutzen von Sammelrechnungen erkannt und nutzerfreundliche Funktionen für die Erfassung und Erstellung in unsere Microsoft Dynamics basierten Lösung integriert.

Sammeleingangsrechnungen können ganz einfach über eine Funktion im Rollencenter eingegeben werden. Nach Eingabe der Kopfdaten können die Rechnungszeilen manuell erfasst werden. Vorzugsweise wird von unseren Kunden jedoch die Funktion „Zeilen ermitteln“ genutzt. Hierdurch werden alle erfassten Service Posten und Rückstellungen für den gewählten Kreditor angezeigt, können ausgewählt und in die Eingangsrechnungszeilen gezogen werden. Diese Posten wurden zuvor bei Orderanlage oder Auftragsvergabe von den jeweiligen Sachbearbeitern in den Ordern hinterlegt und ersparen im Nachhinein die Bestätigung der einzelnen Beträge einer Sammelrechnung.

Um Fehler zu vermeiden, wird direkt zu Anfang die Nettorechnungssumme und Steuersumme der Rechnung eingegeben. Differenzen zur Summe aller Zeilen können dadurch stets angezeigt werden und verhindern das Buchen inkorrekter Rechnungen.
Zusätzlich können Zeilen die auf eine sogenannte Sammelorder gebucht werden, bereits in der Sammeleingangsrechnungen gesplittet werden.

Nach Buchung der Sammeleingangsrechnung sind auf allen Ordern die zugehörigen Posten gebucht und zu sehen.