Das Document Management System (DMS) bringt die Dokumentenpflege in Xfreight auf ein höheres Niveau!

Dokumentenpyramiden? Hunderte Ordner mit verschiedenen Akten? Oder einfach Unterlagenchaos im Büro? Die neuste Erweiterung des Xfreight beseitigt diese Unannehmlichkeiten dank E-Akten!

D.3 ECM bezeichnet nichts Anderes als ein ganzheitliches Enterprise Content-Management. Was bedeutet das eigentlich und welche Vorteile bringt diese Erweiterung mit sich? ECM umfasst Techniken, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Nachrichten bzw. „Contents“ und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen in einem Unternehmen.

Es gibt generell drei Grundbausteine, die zusammen das DMS bilden: digitale Archivierung, Dokumenten-Management und Workflow-Management. Digitale Archivierung bezeichnet nichts Anderes als die Aufbewahrung von Informationen in elektronischer Form, wodurch der Umfang der zu archivierenden Papier-Akten deutlich reduziert werden kann.

Die zweite Funktionalität ermöglicht die Verwaltung der archivierten Dokumente durch beispielsweise verschiedene Such- und Sortierfunktionen. Als dritter Baustein stellt das Workflow-Management die Automatisierung dar, mit welcher die Dokumente im System verarbeitet werden.
Aber wie sieht der Prozess eigentlich aus und wie funktioniert diese Operation in wenigen Worten?

Die Erstellung einer Kundenakte/Dokument erfolgt innerhalb des NAV System, wobei jede Akte eine individuelle Identifikationsnummer (ID) besitzt. Der Upload von Dokumenten in D3 erfolgt in der Regel automatisch mithilfe von Job Queues (Auftragswarteschlangen), wobei ein manueller Transfer auch möglich ist. Die Unterlagen können nachfolgend noch als Word-Datei editiert werden.

Darüber hinaus ergibt sich eine Möglichkeit, das Document Management System von D.3 ECM auch als Stand-alone Programm, also unabhängig von externen Programmbibliotheken, zu verwenden.