Finanzbuchhaltung auf ERP-Basis/ Transparent und sicher

Wir haben das Finanzbuchhaltungssystem in Microsoft Dynamics Business Central für den Einsatz in Logistikunternehmen optimiert. In unserer Lösung ist es deswegen möglich, Rückstellungen im Zusammenhang mit einem durchgeführten Monatsabschluss automatisch vorzuschlagen, oder sogar direkt automatisch zu buchen. Eine Abgrenzung der Rückstellungsbeträge auf die einzelnen Monate ist innerhalb eines Wirtschaftsjahres jederzeit möglich und die ermittelten Monatsergebnisse werden um die rückzustellenden Beträge bereinigt.

Der Leistungsmonat ist beim Monatsabschluss maßgeblich für die Bestimmung der Periode, die bei Buchungen einer Abrechnung Mehrwertsteuerposten gebildet werden müssen. Für einen Transport von Waren ist er grundsätzlich durch den Tag der Auslieferung an die Endbestimmung gebunden. Hieraus resultiert, dass, unabhängig vom Rechnungsdatum, alle eingehenden und ausgehenden Belege in die Periode des Leistungsmonats zu buchen sind. Dies ist die Voraussetzung für eine ordentliche Umsatzsteuervoranmeldung in welcher Vorsteuer und Mehrwertsteuer entsprechend verrechnet werden.

Wir haben das Finanzbuchhaltungssystem in Microsoft Dynamics Business Central für den Einsatz in Logistikunternehmen optimiert. Im Gegensatz zu anderen Systemen, die hierfür auf Anwenderdisziplin bauen, wird in unserer Lösung unter Berücksichtigung unseres TMS Xfreight die richtige Periode anhand der Sendungsdaten ermittelt. Sendungsspezifische Vor- und Umsatzsteuer landen in der selben Periode und daher gibt es diesbezügliche keine anstrengende Diskussionen bei einer Steuerprüfung.

Bei Sendungen in sogenannten Sammelverkehren stellt sich die Aufgabe, den Profit der Sendung (PNL) sendungsübergreifend zu ermitteln. Dies geschieht im operativen System auf Basis der dort verwalteten Akte (Sendung). Die meisten operativen Systeme – wie auch unser System „Xfreight“ – beherrschen dieses Thema. Jedoch ist es auch für die Finanzbuchhaltung von Bedeutung, Statistiken der gebuchten Werte auf Sendungsebene zu erstellen. Es muss also möglich sein, alle zu einer Sammler-Sendung in der Fibu gebuchten Einkaufs- und Verkaufsrechnungen gegenüberzustellen und den resultierenden Sendungsprofit zu ermitteln. Außerdem kann es interessant sein, z.B. den „Nutzen“ einer bestimmten Fahrtrichtung oder Abteilung auch auf Basis von in die Finanzbuchhaltung gebuchten Einkaufs- und Verkaufsbelegen zu ermitteln.

Wir haben die im Finanzbuchhaltungssystem von Microsoft Dynamics Business Central vorhandenen Statistiken für den Einsatz in Logistikunternehmen optimiert. Für die schnelle und unkomplizierte Ermittlung des sendungs- und/ oder abteilungsspezifischen Profits, nutzen wir die in Microsoft Dynamics Business Central integrierten „Dimensionen“, von denen bis zu 10 genutzt werden können.

Bei der Abwicklung eines Warenimports wird der Spediteur häufig auch von dessen Kunden mit der Zollabwicklung beauftragt. Als verlängerter Arm des Staates wird der Spediteur hierdurch direkt oder indirekt der Schuldner für eventuell anfallende Zölle und der Einfuhrumsatzsteuer (EUST). Der Warenwert ist maßgeblich für die Ermittlung des Zollwertes und der EUST. Der Spediteur geht also für seinen Kunden in Vorleistung – und das zum Teil in nicht unerheblichem Maße.

In unserer Logistiklösung kann grundsätzlich bestimmt werden, ob für bestimmte Services automatisch Kapitalbereitstellungskosten abgerechnet werden sollen. Beim Ausgleich der Rechnung bemerkt das System eigenständig, ob ein Kunde innerhalb der Frist zahlt oder eben nicht und ziffert die Differenz aus (bei berechtigtem Abzug), bzw. lässt es einen Rest-OP stehen (bei unberechtigtem Abzug).

Das Speditionsbuch – seit jeher die Quelle für die Bewertung der Profitabilität einer speditionellen „Akte“. Grob gesehen werden im Speditionsbuch Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt und der Brutto-Speditionsgewinn ermittelt. Der „Profit“ einer Sendung ergibt sich also letztendlich aus der Differenz von gebuchten Verkäufen und Einkäufen. Was ist aber mit zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben, die noch nicht gebucht wurden? Was ist mit Rückstellungen, die beim Monatsabschluss gebildet werden?

Für unsere Logistiklösung „Xfreight“ haben wir ein Speditionsbuch entwickelt, das Einnahmen, Ausgaben und zu einer Sendung gebuchte Rückstellungen auf einen Blick anzeigt und den Brutto-Speditionsnutzen entsprechend „unverzerrt“ darstellt.