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Schnelle Vorbereitung der Zolldaten

Die Schnelle Vorbereitung der Zolldaten ist ein innovatives Tool in Xcust, welches den Prozess der Erstellung von Erklärungen und die Verwaltung von Steuern beschleunigt und rationalisiert. Das System kann automatisch die Detaildaten aus einer elektronischen Rechnung oder einem Lieferschein über eine Excel-Datei in das System importieren, direkt vor der Erstellung einer beliebigen Art der Zollanmeldung. Die spezifischen Daten des Kunden/Consinee werden automatisch auf die richtigen HS-Codes (Zolltarifnummern) abgebildet. Darüber hinaus werden die HS-Code-spezifischen Zolldokumente (z.B. N851, Y032, Y900) und die Zollsätze verknüpft. Diese strukturierten Daten werden im Erstellungsprozess der Zollanmeldung verwendet, so dass keine zusätzliche Arbeit seitens des Benutzers erforderlich ist.

Die Excel-Importvorlagen können für jeden Kunden/Consinee definiert werden, sodass verschiedene Arten von Listen mit Daten importiert werden können.

Einfache Schritte der Schnellen Vorbereitung der Zolldaten:

1.Die Rechnung wird in das Xcust-System importiert und optional werden zusätzliche Informationen hinzugefügt.

  •  Im Bericht können Informationen definiert werden, wie z.B. welche Zeilen importiert werden sollen, für welchen Kunden, Richtung, Abgangsland und Währung.
  •  Allgemeine Informationen wie Incoterm-Code, spezielle Währung für Zoll oder die Transportkosten können ebenfalls definiert werden, falls diese nicht in der Excel-Datei enthalten sind.

2. Automatische Zuordnung (Mapping) wird durchgeführt

  • Das System findet zugehörige Zolldaten basierend auf den spezifischen Artikelnummern des Kunden/Consingee’s, welche in der elektronischen Handelsrechnung oder im Lieferschein (oder einem anderen Dokument mit Warenangaben) angegeben sind

3. Die Zusatzkosten werden auf der obersten Ebene definiert und auf die einzelnen Zollpositionen (HS-Codes) aufgeteilt

  • Die Zusatzkosten wie Transport und Versicherung, welche als Basiswert für die Zollbesteuerung zu betrachten sind, müssen nicht für jede einzelne Warenzeile manuell gesetzt werden, sondern werden automatisch verteilt.

4. Automatische Berechnung wird durchgeführt

  • Das System gruppiert und berechnet alle Zeilen mit den gleichen Zolltarifnummern (HS-Codes) und bereitet die strukturierten Daten für die Erstellung einer Zollanmeldung auf.

Die Schnelle Vorbereitung der Zolldaten dauert nur einige Sekunden, unabhängig von der Anzahl der zu deklarierenden Warenzeilen. Darüber hinaus können sogar Hunderte von Warenzeilen auf eine oder wenige Zolltarifnummern (HS-Codes) abgebildet werden und die Beträge (Warenwerte), Gewichte und Mengen (Quantitäten) werden im Hintergrund entsprechend berechnet werden.

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Quick Entry Preparation

An innovative tool included in Xcust, that speeds up and streamlines the process of creating declarations and managing taxes is Quick Entry Preparation. In an automated way the system can import the detailed data from an electronic invoice or shipment note in Excel file to the system, just before creation of any type of the Customs Declaration. The Customer’s/Consingee’s specific data is mapped automatically to the correct HS Codes. Moreover, the HS-Code specific customs documents (for example N851, Y032, Y900) and the customs tax rates will be linked respectively. Such structured data are used in the creation process of the Customs Declaration, so that no extra work of the user is required.

The Excel import templates can be defined for every Customer/Consingee, so that different types of lists with data can be imported.

Simple steps it the Quick Entry Preparation:

1. Import the invoice to Xcust system and optionally add additional information.

  • In the report can be defined information like which lines should be imported, for which customer, direction, country of departure and currency.
  • General information like Incoterm code, special currency for duty or transport cost can be also define, if not provided in the Excel file.

2. Execute automatic mapping

  • The systems finds related customs data based on the Customer’s/Consingee’s specific items/goods numbers provided by the electronic commercial invoice or shipment notes (or any other document containing details of goods).

3. Define the extra costs on the top level and split to single HS Codes

  • The extra costs such as transportation, insurance, which must be considered as a base value for the customs taxation, don’t have to be put per every single goods line manually, but will be distributed automatically.

4. Execute automatic calculation

  • The system groups and calculates all lines with the same HS Codes and prepare the structured data for creating a customs declaration.

The Quick Entry Preparation takes a few seconds regardless the number of goods lines, that should be declared. Moreover, even hundreds of goods lines can be mapped to one or few HS codes and the amounts (value of goods), weights and quantities are respectively calculated in the back.

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