Fibu für Logistik auf ERP-Basis: Transparent und sicher

Wir haben die Fibu für Logistik optimiert, indem wir das Finanzbuchhaltungssystem in Microsoft Dynamics 365 Business Central für den Einsatz in Logistikunternehmen angepasst haben.

In unserer Lösung ist es deswegen möglich, Rückstellungen im Zusammenhang mit einem durchgeführten Monatsabschluss automatisch vorzuschlagen, oder sogar direkt automatisch zu buchen. Eine Abgrenzung der Rückstellungsbeträge auf die einzelnen Monate ist innerhalb eines Wirtschaftsjahres jederzeit möglich und die ermittelten Monatsergebnisse werden um die rückzustellenden Beträge bereinigt.

Der Leistungsmonat ist beim Monatsabschluss maßgeblich für die Bestimmung der Periode, die bei Buchungen einer Abrechnung Mehrwertsteuerposten gebildet werden müssen. Für einen Transport von Waren ist er grundsätzlich durch den Tag der Auslieferung an die Endbestimmung gebunden. Hieraus resultiert, dass, unabhängig vom Rechnungsdatum, alle eingehenden und ausgehenden Belege in die Periode des Leistungsmonats zu buchen sind. Dies ist die Voraussetzung für eine ordentliche Umsatzsteuervoranmeldung in welcher Vorsteuer und Mehrwertsteuer entsprechend verrechnet werden.

Wir haben die Fibu für Logistikunternehmen in Microsoft Dynamics 365 Business Central optimiert. Im Gegensatz zu anderen Systemen, die hierfür auf Anwenderdisziplin bauen, wird in unserer Lösung unter Berücksichtigung unseres TMS Xfreight die richtige Periode anhand der Sendungsdaten ermittelt. Sendungsspezifische Vor- und Umsatzsteuer landen in derselben Periode und daher gibt es diesbezügliche keine anstrengenden Diskussionen bei einer Steuerprüfung.

Bei Sendungen in sogenannten Sammelverkehren stellt sich die Aufgabe, den Profit der Sendung (PNL) sendungsübergreifend zu ermitteln. Dies geschieht im operativen System auf Basis der dort verwalteten Akte (Sendung). Die meisten operativen Systeme – wie auch unser System Xfreight – beherrschen dieses Thema. Jedoch ist es auch für die Fibu für Logistik von Bedeutung, Statistiken der gebuchten Werte auf Sendungsebene zu erstellen. Es muss also möglich sein, alle zu einer Sammler-Sendung in der Fibu für Logistik gebuchten Einkaufs- und Verkaufsrechnungen gegenüberzustellen und den resultierenden Sendungsprofit zu ermitteln. Außerdem kann es interessant sein, z.B. den „Nutzen“ einer bestimmten Fahrtrichtung oder Abteilung auch auf Basis von in die Fibu für Logistik gebuchten Einkaufs- und Verkaufsbelegen zu ermitteln.

Für die schnelle und unkomplizierte Ermittlung des sendungs- und/ oder abteilungsspezifischen Profits, nutzen wir die in Microsoft Dynamics 365 Business Central integrierten „Dimensionen“, von denen bis zu 10 genutzt werden können.

Bei der Abwicklung eines Warenimports wird der Spediteur häufig auch von dessen Kunden mit der Zollabwicklung beauftragt. Als verlängerter Arm des Staates wird der Spediteur hierdurch direkt oder indirekt der Schuldner für eventuell anfallende Zölle und der Einfuhrumsatzsteuer (EUST). Der Warenwert ist maßgeblich für die Ermittlung des Zollwertes und der EUST. Der Spediteur geht also für seinen Kunden in Vorleistung – und das zum Teil in nicht unerheblichem Maße.

In unserer Fibu für Logistik kann grundsätzlich bestimmt werden, ob für bestimmte Services automatisch Kapitalbereitstellungskosten abgerechnet werden sollen. Beim Ausgleich der Rechnung bemerkt das System eigenständig, ob ein Kunde innerhalb der Frist zahlt oder eben nicht und ziffert die Differenz aus (bei berechtigtem Abzug), bzw. lässt es einen Rest-OP stehen (bei unberechtigtem Abzug).

Das Speditionsbuch – seit jeher die Quelle für die Bewertung der Profitabilität einer speditionellen „Akte“. Grob gesehen werden im Speditionsbuch Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt und der Brutto-Speditionsgewinn ermittelt. Der „Profit“ einer Sendung ergibt sich also letztendlich aus der Differenz von gebuchten Verkäufen und Einkäufen. Was ist aber mit zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben, die noch nicht gebucht wurden? Was ist mit Rückstellungen, die beim Monatsabschluss gebildet werden?

Für unsere Fibu für Logistik, die in unserer Speditionssoftware Xfreight vollintegriert ist, haben wir ein Speditionsbuch entwickelt, das Einnahmen, Ausgaben und zu einer Sendung gebuchte Rückstellungen auf einen Blick anzeigt und den Brutto-Speditionsnutzen entsprechend „unverzerrt“ darstellt.

Die Fibu für Logistik unterscheidet sich hauptsächlich durch die Komplexität der Kostenstrukturen und die Notwendigkeit, detaillierte Nachverfolgung und Zuordnung von Kosten zu spezifischen Logistikdienstleistungen zu gewährleisten. Transportkosten, Zölle, Versicherungen und Lagerhaltungskosten müssen präzise verbucht werden. Hinzu kommen Herausforderungen durch internationale Transaktionen, die oft Währungsumrechnungen und Beachtung internationaler Rechnungslegungsstandards erfordern.

Die Fibu für Logistik kann durch die Automatisierung von Routinetätigkeiten, die Implementierung von integrierten ERP-Systemen, die Echtzeit-Verarbeitung von finanziellen Daten und die verbesserte Budgetkontrolle und Kostenanalyse zur Effizienzsteigerung beitragen. Informieren Sie sich noch heute über unsere innovative Softwarelösung für Ihre Finanzbuchhaltung.

Die Digitalisierung spielt eine entscheidende Rolle, da sie zur Automatisierung von buchhalterischen Prozessen beiträgt, was Zeit spart und Fehler reduziert. Moderne ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) und spezielle Finanzsoftware ermöglichen die Integration von Rechnungsstellung, Auftragsmanagement und Kostenverfolgung in Echtzeit. Dies verbessert die Transparenz, beschleunigt den Informationsfluss und unterstützt strategische Entscheidungsfindung.