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Die Herausforderung

Der Monatsabschluss ist in der Finanzbuchhaltung eines multimodalen Logistikunternehmens immer eine Herausforderung.

Als Vorbereitung für die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) wird in Finanzbuchhaltungssystemen und auch in operativen Systemen ein Monat vor Übermittlung der Werte der betreffende Monat „geschlossen“. Im Grunde genommen ist hiermit gemeint, dass es nach „Schließen“ eines Monats (einer Periode) nicht mehr erlaubt sein soll unkontrolliert in diese(n) zu buchen.

In operativen Systemen (also z.B. Xfreight) muss ebenfalls dafür gesorgt werden, dass keine Rechnungen oder Gutschriften für geschlossene Perioden erfasst werden, da die Buchung der Rechnung über eine Schnittstelle verweigert würde.

Für den Fall, dass Sie als Kunde auch unsere Speditionslösung „Xfreight“ einsetzen, geschieht der Monatsabschluss auf operativer Ebene im selben Zug wie der Abschluss der Fiskalperiode. In diesem Fall können auch Rückstellungen für registrierte und noch zu erwartende Eingangsrechnungen automatisch gebildet werden.

Im Folgenden gehen wir aber darauf ein, wie der Monatsabschluss in Microsoft Dynamics Business Central ohne Einsatz von „Xfreight“ erfolgt.

Die Lösung

Der „gewöhnliche“ Monatsabschluss in Dynamics Business Central (NAV) für Logistikunternehmen ist über die folgenden Schritte erledigt:

1.Es ist sehr einfach in Microsoft Dynamics Business Central (NAV) den Buchungszeitraum einzuschränken. Dies kann…

…entweder in der Finanzbuchhaltungseinrichtung pauschal und übergreifend für alle Benutzer eingestellt werden

MA 1

…oder pro Benutzer in der Benutzereinrichtung eingestellt werden. Wenn eine Benutzereinrichtung existiert übersteuert diese die globale Einrichtung in der Finanzbuchhaltungseinrichtung.

MA 2

2. MwSt Abrechnung / Umsatzsteuervoranmeldung

Nachdem der Buchungszeitraum eingeschränkt wurde kann die MwSt-Abrechnung erfolgen. Hierfür bedient man sich der gleichnamigen Standardfunktion in Microsoft Dynamics Business Central (NAV) die es ermöglicht verschiedene Abrechnungsvorlagen zu erstellen und zu pflegen.

MA 3

Eine automatische Meldung an ELSTER ist mit Zusatzmodulen möglich.

3. Rückstellungen bilden

In der Regel werden im Rahmen des Monatsabschluss auch Rückstellungen für die noch zu erwartenden Einkaufsrechnungen gebildet.

Hier Erfahren Sie, wie man Rückstellungen bildet und bucht.
Xfreight Rückstellungsbuchung / Buchungsblatt / Vorschlagen

4. Jahresabschluss

Bei Jahresabschuss erfolgt zusätzlich zu den oben genannten Punkten noch

… die Schließung der Finanzperioden

MA 4

…sowie die GuV-Nullstellung der Sachkonten

MA 5