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Die Herausforderung

Der Monatsabschluss ist in der Finanzbuchhaltung eines multimodalen Logistikunternehmens immer eine Herausforderung.

Akten, die den zu schließenden Monat betreffen, müssen geschlossen werden und für noch zu erwartende Ausgaben (und unter Umständen auch für Einnahmen) müssen Rückstellungen gebildet werden.

Häufig müssen die Rückstellungsbeträge in einer anderen Softwarelösung zunächst ermittelt werden um diese dann einzeln (mit Sendungsbezug) oder in einer Summe (dann ohne Sendungsbezug) in die Finanzbuchhaltung zu buchen.

Häufig ist es deswegen auch so, dass Rückstellungen innerhalb eines Wirtschaftsjahres nicht periodengetreu (also mit dem Monatsabschluss), sondern erst mit dem Jahresabschluss ermittelt und gebildet werden. Eine Abgrenzung der Rückstellungsbeträge auf die einzelnen Monate ist deswegen innerhalb eines Wirtschaftsjahres nicht möglich und deswegen sind die ermittelten Monatsergebnisse um die eigentlich rückzustellenden Beträge „unscharf“.

Die Lösung

Die Finanzbuchhaltung von Microsoft Dynamics Business Central (NAV) ist eine ausgereifte Lösung, deren Funktionsumfang als konform mit den „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)“ bestätigt wurde.

Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse ermöglicht die von uns geprüfte Software Microsoft Dynamics 365 Business Central, Teilgebiet Finanzbuchhaltung, bei sachgerechter Anwendung eine den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechende Rechnungslegung – was die ordnungsmäße Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie den Datenzugriff (GoBD) einschließt – und entspricht den vorstehend aufgeführten Kriterien.
BDO Prüfbericht Business Central, Kapitel 6, Seite 27

XTRAS hat spezielle Erweiterungen für Microsoft Dynamics Business Central (NAV) entwickelt, die die Bildung und Buchung von Rückstellungen vereinfacht.

1.Erweiterung der Buchungsmatrix

Damit eine automatisierte Kontenfindung der Sachkonten für die Buchung von Rückstellungen erfolgen kann, hat XTRAS die Buchungsmatrix von Microsoft Dynamics Business Central erweitert.

Xfreight Buchungsmatrix Einrichtung

2. Über ein hinterlegtes Setup wird pro Mandant eingestellt, ab welchem Einkaufs- oder Verkaufsstadium, das System automatisch Rückstellungen bilden oder Auflösen soll.

Xfreight Rückstellung Einrichtung

3. Ist keine Automatik eingestellt geschieht die Registrierung und Buchung von Rückstellungen manuell über eigens hierfür entwickelte Buchblätter.

Xfreight Rückstellungsbuchung / Buchungsblatt / Vorschlagen

4. Nach Buchung der ermittelten und bestätigten Rückstellungen werden eigens hierfür entwickelte „Rückstellungsposten“ gebildet.

Xfreight Rückstellungsposten

5. Diese Rückstellungsposten werden entweder automatisch oder manuell (je nach Setup) auf die in der Buchungsmatrix hinterlegten Sachkonten für die Rückstellungen gebucht.

Xfreight Rückstellungen / Sachposten

6. Die Auflösung der Rückstellungen erfolgt entweder automatisch bei Rechnungseingang oder manuell über eigens für die Auflösung programmierte Buchblätter. Der Prozess ist dem Prozess der Bildung von Rückstellungen sehr ähnlich.

Xfreight Rückstellungsbuchung / Buchungsblatt / Auflösung